Organização de Documentos

Organização de Documentos

Serviço de Organização de Documentos

A maioria das empresas não possuem uma organização bem desenvolvida para seus documentos, o que acaba ocasionando em muito tempo gasto na localização dos mesmos quando necessários.

Em qualquer processo de negócios, de todos os segmentos, se tem a necessidade de uso de documentos e a maneira que são gerenciados pode ser muito relevante para o sucesso de uma transação e também para uma memória institucional da empresa.

A solução para não ocorrer perdas em seu acervo documental e para otimizar o acesso de suas informações é investir em serviços especializados para executar o serviço de Organização de Documentos.

O nosso Serviço de Organização de Documentos tem como sua finalidade criar ferramentas de controle e acompanhamento do armazenamento e do fluxo de arquivos na empresa, por meio de técnicas e métodos de organização e gerenciamento de documentos.

Etapas do processo:

-Recepção dos Documentos;

-Tratamento e recuperação dos documentos físicos que apresentam danos;

-Triagem, identificação e tipificação dos arquivos e documentos;

-Organização, ordenação e catalogação;

-Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos para eliminação física de arquivos inativos, vencidos ou que já tenham cumprido os prazos de prova, prescrição e precaução.

-Guarda e armazenagem do acervo em suportes adequados como caixas-arquivo, pastas, estantes,etc. 

Benefícios da organização de documentos:

-Agilidade nas consultas através de ferramentas adequadas;

-Sistema de identificação e Organização física adequada;

-Padronização dos métodos de arquivamento;

-Otimização de espaço;

-Descarte de documentos expirados ou desnecessários, usando como base legal as definições da Tabela de Temporalidade;

-Integridade do acervo e rastreabilidade de informações e documentos;

-Redução da perda dos documentos com valor legal, como fiscais e trabalhistas;

-Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;

-Redução dos custos com a administração e manutenção do acervo;

-Atendimento às normas ISO de armazenamento.

Dúvidas ou sugestões? Nos escreva!






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